Excel mit der Datenbrücke-SQL-Datenbank verbinden

Mit Microsoft Excel greifen Sie direkt auf Ihre eigene Datenbrücke-Datenbank zu und holen Tabellen oder Sichten in Ihre Arbeitsmappe – für Pivot-Auswertungen, eigene Reports oder den Abgleich von Plan und Ist. Die Daten sind nach jedem Datenlauf frisch; in Excel genügt ein Klick auf Aktualisieren.

Gut zu wissen: Eine eigene Datenbank gibt es ab dem Tarif Standard, also mit DATEV-Anbindung. Im Tarif Lite gibt es keinen direkten Datenbank-Zugang.

Voraussetzungen

Ein Administrator Ihrer Organisation öffnet in der App links DATEV & Datenbank → Datenbank. Dort stehen:

Server
Datenbank
Login
Passwort (anzeigen oder neu setzen)

Im selben Bereich geben Sie die IP-Adresse frei, von der aus Excel zugreift. Ihre aktuelle Adresse ist dort schon vorbelegt. Ohne diese Freigabe lehnt die Datenbank jede Verbindung ab – das ist die häufigste Ursache, wenn Excel nicht verbinden kann. Arbeiten Sie von mehreren Orten aus (Büro, Homeoffice), geben Sie jeden Standort frei.

Verbinden mit Power Query

Excel öffnen
Daten → Daten abrufen → Aus Datenbank → Aus SQL Server-Datenbank
Server und Datenbank eintragen, mit OK bestätigen
Bei der Anmeldung links den Reiter Datenbank wählen – nicht „Windows“ – und Login und Passwort eingeben
Im Navigator die gewünschten Tabellen oder Sichten auswählen
Laden – oder Transformieren, um vorher Spalten zu filtern oder Tabellen zu verknüpfen

Die Daten landen als Excel-Tabelle in Ihrer Arbeitsmappe.

Aktuell halten

Daten → Alle aktualisieren holt den neuesten Stand
In den Abfrage-Eigenschaften können Sie Beim Öffnen der Datei aktualisieren einschalten

Die Datenbank wird mit jedem Datenlauf aus DATEV neu befüllt. Wie oft das passiert, hängt von Ihrem Tarif ab.

Was Sie wissen sollten

Nur lesend: Der Zugang ist eine reine Lese-Rolle. Über Excel lassen sich keine Zahlen ändern oder löschen.
Ein Zugang für die ganze Organisation: Der Datenbank-Login sieht alle Mandanten und Kostenstellen – die Berechtigungen aus der App gelten hier nicht. Geben Sie ihn nur an Personen weiter, die alles sehen dürfen. Für alle anderen sind die Berichte in der App oder ein persönlicher API-Schlüssel der richtige Weg.
Passwort neu gesetzt? Dann brauchen alle verbundenen Excel-Dateien das neue Passwort.

Was in der Datenbank steht

Buchungen, Konten, Kostenstellen, Debitoren und Kreditoren, offene Posten, Ihre BWA-Struktur, Planwerte und Liquiditätsdaten – je Mandant und Geschäftsjahr.

Typische Anwendungsfälle

Pivot-Auswertungen über mehrere Mandanten
BWA- und Kostenstellenanalysen
Forecast- und Budgetberichte
Liquiditätsübersichten
Weiterverarbeitung in anderen Werkzeugen

Alternative: API mit persönlichem Schlüssel

Unter KI-Konnektor & API erstellen Sie einen persönlichen API-Schlüssel und finden eine fertige Power-Query-Vorlage. Die API liefert aufbereitete Kennzahlen wie BWA, Bilanz oder offene Posten und hält sich an Ihre Berechtigungen in der App. Eigene Zahlen liefert sie erst mit DATEV-Anbindung. Für alle Buchungen und eigene Verknüpfungen ist der direkte Datenbank-Zugang der vollständigere Weg.